Wiele kół naukowych, organizacji i innych stowarzyszeń również zakańcza teraz swój rok działalności. Mają wówczas okazję do podsumowania swoich sukcesów i porażek, a także podjęcia planów na następny rok. Dzisiejszy artykuł poświęcamy w całości sposobom na zestawienie wydarzeń i inicjatyw różnych organizacji, aby mogły łatwiej zaplanować swój przyszły budżet i harmonogram czynności.
Ogólne spotkanie
Przede wszystkim koniecznością jest zebranie wszystkich członków organizacji w jednym miejscu i dogodnym terminie. Jeśli nie wszyscy mają możliwość przybycia, to najważniejsze nadal będą osoby decyzyjne i należące do zarządu, ponieważ to do ich zadań można przypisać stworzenie podsumowania roku działalności.
Należy posiadać również pewien program spotkania, aby przebiegło ono płynnie i nieproblematycznie. Niech każdy wie dlaczego tu się zebraliście oraz co dokładnie planujecie zrobić. Chaos w tym przypadku jest naprawdę niepotrzebny i tylko dekoncentruje uczestników oraz pozbawia Was profesjonalizmu.
Jakie tematy poruszyć?
Na pewno warto wyposażyć się w białe tablice magnetyczne, które można kupić prawie wszędzie. Doskonale sprawdzają się w przypadku właśnie takich spotkań, kiedy trzeba czytelnie wypisać wszystkie dotychczasowe osiągnięcia, wydarzenia i akcje zorganizowane przez Waszą grupę. Wówczas można łatwo zobrazować aktywność organizacji, a następnie stwierdzić jakie inicjatywy okazały się najbardziej udane i pożyteczne. Natomiast z drugiej strony można także ocenić popełnione błędy i momenty źle wykorzystane, by w następnym roku poprawić się i zrealizować kolejne cele.
Po stworzeniu podsumowania i wstępnej opinii, można wysłuchać zdania pozostałych członków, którzy mogą mieć pewne wątpliwości, uwagi czy pochwały względem innych uczestników czy prowadzonych działań. Takie komentarze i konstruktywna krytyka są na pewno warto zainteresowania, ponieważ mogą pomóc lepiej zrozumieć więzi panujące w strukturze grupy oraz wysyłają bezpośrednie sygnały dotyczące ogólnej współpracy. Następnie można już swobodnie przejść do burzy mózgów, która powinna być również zapisywana na bieżąco, aby potem móc wrócić do każdego pomysłu. W ten sposób właśnie powstają nowe plany na kolejny rok, które stają się inicjatywą członków i mogą być pochodną poprzednich wydarzeń, ale nieco udoskonaloną poprzez doświadczenie i zauważone nieprawidłowości.